虽然行政部门属于后勤，但这并不意味着行政人就不需要接触商务接待。越是重要的客户拜访，就越需要行政部门参与。成熟的行政人可以不仅能把商务接待做到满分，在出现突发紧急情况时，依然能够应对自如。
比如这种突发情况：德国技术专家本该在约定时间到达会议室，结果时间过去15分钟，专家的车辆还在路上堵着。如果是这种情况，换做是你会如何处理？行政经理小曼的处理方式是首先把冷萃咖啡换成恒温热茶，同时把技术演示环节跟合同讨论环节进行对调。当客人带着歉意到达会议室后，热茶避免客人因晚到而尴尬，如果还是冷萃咖啡，客人是否会思考是否自己迟到导致咖啡冷了？
与此同时，将合同讨论环节前置，避免到场人员全部都在等待技术专家的来临。商务接待的专业度，往往就是藏在这些未曾被明说的细节中。
提前做好应对准备
在客户来访前，应该向业务部门全面了解客户的情况，在一些特殊领域甚至可能包括宗教信仰和饮食禁忌。某公司在接待中东客户时，就因为提前做了全面的信息掌握，因知悉对方做礼拜的时间，巧妙的避开会议的安排冲突。
又或者是比如接待日本考察团时，应了解对方的职级，日企的等级非常讲究，座位顺序安排出错可能都会引发不必要的误会。
这种情况准备甚至可以细微到一个小动作上，比如小王在接待客户时天降暴雨，为了掌握客人的抵达情况，他们开了导航位置共享，并且在客人到达园区时，提前安排保安打开道闸，让客人的车直接到地下车库，避免客人被雨淋湿。
茶点里的细微准备
在商务接待中，总少不了茶点的准备，小到一瓶矿泉水，大到茶点饮品区的准备，处处体现着工作的覆盖是否达标。哪些领域的客人喜欢什么样的茶点？比如科技公司客户喜欢喝咖啡，传统行业客户喜欢和茶水，欧企高管喜欢气泡水。
在客户品偿茶品时，也应该注意做好观察，比如小王注意到客户对咖啡糖罐产生犹豫，他立刻补充零卡糖咖啡伴侣的选择，为这次商务谈判奠定顺利的基础。
茶点的拜访位置也有讲究，日企接待专家曾说：糕点应在会议开场30分钟后补充，避免咀嚼声干扰发言。同时，如果会议时间过长，就应该迅速补充坚果类或黑巧克力以补充与会人员血糖稳定。
告别时留下美好印象
在顺利完成接待后，和客人做一次美好的告别，为商务活动画上圆满的句号。独栋办公楼的企业应送客户到门口以外再做告别。对于单楼层企业，应该至少送到电梯间。
会议结束后，如果做了会议纪要，当晚就应该整理发送，并附上「未尽事宜跟进表」。甚至有的企业做得更进一步，他们还会向客户邮寄对方家乡的特产。
商务接待的本质是让流程隐于无形。当你能再客户抬手前递上适配的充电器，在降温时备好薄毯，在技术术语卡壳时自然地上术语表，你的专业程度便开始充满每个细节。哪些未被察觉的周全，恰恰是企业形象最生动的表达。
